Perintäpalvelut — asiakasohje

Visma Amilin perintäpalvelut

Maventa tarjoaa yhteistyössä Visma Amilin (ent. Visma Financial Solutions Oy) kanssa kaksi saatavien hallintaratkaisua verkkolaskutuksen tueksi:

• Amili Kassavirta — kokonaisvaltainen ja automaattinen palvelu, joka hoitaa maksuvalvonnan, suoritusten kohdistamisen, maksumuistutukset ja perinnän puolestasi. Kaikki lähetetyt laskut kulkevat automaattisesti palvelun kautta.
• Amili Perintä — muistutus- ja perintäpalvelu, jonka avulla voit siirtää yksittäisiä erääntyneitä laskuja muistutus- ja perintäprosessiin tai suoraan perintäprosessiin.

Molemmat palvelut kuuluvat Maventa-palveluun ilman erillisiä avaus-, kuukausi- tai vuosimaksuja. Maksat vain lähetetyistä laskuista. Palvelut ovat maksuttomia aina perintätoimiin asti. Mahdolliset lisäkustannukset liittyvät perinnän myöhempiin vaiheisiin tai toimeksiantojen peruuttamiseen.

Palvelukuvaus ja hinnasto (Visma Amili)

Amili Kassavirta

Amili Kassavirta hoitaa laskujen lähetyksen jälkeiset vaiheet: maksuvalvonnan, suoritusten kohdistamisen, maksumuistutukset ja tarvittaessa perinnän. Laskut luodaan normaaliin tapaan ERP:stä ja Maventa hoitaa loput. Käyttöönotto ei vaadi muutoksia taloushallinnon ohjelmistoosi.

Amili Kassavirta sisältää muun muassa seuraavat ominaisuudet:

• Laskutietojen siirto Maventan tililtä maksuvalvontaan
• Asiakasvaratilin ja siirtolausekkeen lisääminen laskulle
• Myyntireskontran valvontatyöt
• Viitteellisten ja viitteettömien suoritusten kohdistaminen
• Maksuhuomautukset ja vapaaehtoinen perintä
• Väärin maksettujen suoritusten käsittely
• Ohisuoritukset ja palautukset

Amili Kassavirta -palvelun vaiheet kun lasku maksetaan ajoissa

Prosessikaavio laskun lähetyksestä normaalissa tilanteessa, jossa asiakas maksaa laskunsa ajallaan:

1. Lähettäjä lähettää laskunsa normaaliin tapaan ERP-ohjelmastaan.
2. Lasku saapuu Maventalle ja välitetään Visma Amilille muokattavaksi.
3. Visma Amili korvaa laskulta maksutiedot omillaan ja palauttaa laskun Maventalle lähetysprosessiin.
4. Maventa lähettää muokatun laskun vastaanottajalle ja palveluun luodaan toimeksianto.
5. Vastaanottaja maksaa laskun Visma Amilin tilitiedoilla ja toimeksianto merkitään maksetuksi.
6. Visma Amili tilittää saatavat lähettäjän tilille ja toimeksianto suljetaan.

Amili Kassavirta -palvelun vaiheet kun laskulle ei tule suoritusta

Amili Kassavirta -palvelun aktivointi

Kun palvelu on aktivoitu, kaikki yrityksen tililtä lähetetyt laskut kulkevat automaattisesti Amili Kassavirta -palvelun kautta.

Voit aktivoida palvelun Maventa-tilin asetusten kautta kohdasta: Perintäpalvelut -> Yleiset asetukset

1. Valitse palvelun tyypiksi Amili Kassavirta.
2. Täytä perustiedot lomakkeelle ja paina “Jatka”. Tämä aloittaa aktivointiprosessin.
3. Viimeistele käyttöönotto Netvisor KYC -palvelussa klikkaamalla linkkiä. Tämä viimeistelee aktivointiprosessin.
4. Palvelu on käytössäsi 1–2 arkipäivän sisällä ilman lisämaksuja.

Aktivointi viimeistellään Netvisor KYC -palvelussa täyttämällä tietopyyntölomake. Samalla hyväksytään palvelun sopimusehdot. Lomakkeen täyttämiseksi tarvitaan henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenne.

Rahanpesulain mukaan Visma Amili Oy:n on varmistettava, että he tuntevat asiakkaansa ja heidän toimintansa. Tietopyyntöön vastaavalla henkilöllä tulee olla oikeus toimia organisaation puolesta asemansa tai valtakirjan perusteella. Edustusoikeuden perustuessa valtakirjaan, valtakirja tulee liittää lomakkeeseen.

Jos käyttöönottoa ei viimeistellä viikon kuluessa, lähetetään muistutus yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

Aktivoinnin jälkeen suosittelemme vielä seuraavia toimenpiteitä:

1. Kuluttajalaskuttajilla SI-sanomien muutosilmoitusten lähetys pankkeihin (katso lisätiedot kohdasta Kuluttajien laskutus (B2C)).
2. Yrityksen oman logon lisääminen palvelun luomiin laskukuviin (Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskujen lähettäminen -> Laskun kuvan asetukset).

Mitä tietoja aktivoinnissa pyydetään

Tällä hetkellä alla olevia tietoja ei voi muokata käyttöliittymän kautta. Jos tietoja on tarvetta päivittää, ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Pankkitilin tiedot:

Yrityksesi pankkitilin tiedot, jolle Visma Amili maksaa tilitykset. Maksuissa käytetään aina alkuperäisen laskun viitenumeroa, joten saatavien kohdistaminen hoituu ERP:ssä tavalliseen tapaan. Maksajana näkyy VISMA AMILI.

Yhteystiedot:

Henkilö, johon voidaan tarvittaessa olla yhteydessä palveluun liittyvissä asioissa.

Asiakaspalvelun tiedot:

Yhteystiedot tulevat näkyviin siirtolausekkeeseen, jonka Visma Amili lisää kaikille palvelun kautta kulkeville laskuille.

Laskutustiedot:

Laskutustiedot mahdollisia palvelumaksuja varten, esimerkiksi myöhempien perintävaiheiden oikeuskuluihin liittyvät maksut. Velalliselta kertyneen palkkion, korvauksen tai kulun arvonlisävero laskutetaan toimeksiantajalta, mikäli toimeksiantajalla on oikeus vähentää perintäpalkkion arvonlisävero. Tämä arvonlisävero ei lisää perintäkustannuksia, koska se on kokonaan vähennyskelpoinen erä. Lisätietoja palvelumaksuista löytyy Visma Amili Oy:n hinnastosta.

Kuluttajien laskutus (B2C)

Jos yritykselläsi on kuluttajalaskutusta suomalaisiin pankkeihin, tulee laskuttajailmoituksiin (SI-sanomiin) tehdä muutoksia, jotta Amili Kassavirta toimii myös näiden laskujen osalta. Tarvittavien muutosten tekemiseen on aikaa 7 arkipäivää siitä hetkestä kun palvelu on aktivoitu. Näiden päivien aikana lähetetyt kuluttajalaskut kulkevat palvelun ohi. Kun siirtymäaika on ohi, reititetään myös kuluttajalaskut Amili Kassavirta -palvelun kautta. Jos muutoksia ei ole tehty, tulevat kuluttajalaskut päätymään virheeseen.

SI-sanomien muutosten lisäksi voi myös olla tarvetta tehdä muutoksia RI-sanomien käsittelyyn ERP:ssä (katso kohta Kuinka toimia uusien kuluttajalaskusopimusten kanssa).

Mitä muutoksia laskuttajailmoituksille (SI-sanomat) tulisi tehdä

Lähettäjän tulee lisätä laskuttajailmoitukselle (SI-sanomille) Visma Amilin tilinumero (IBAN). Tämä IBAN löytyy palvelun asetussivulta kun palvelu on aktivoitunut.

Visma Amilin tilinumeron lisäämisen lisäksi tulee myös SellerInvoiceIdentifierType-tunnistetieto vaihtaa, mikäli tällä hetkellä käytätte tyyppiä 01 (kansallinen viitenumero) tai 02 (kansainvälinen RF-velkojan viite). SellerInvoiceIdentifierType määrittelee tunnistetiedon tyypin, joka kuluttajaa pyydetään täyttämään, kun hän lisää myyjän laskuttajakseen verkkopankkiinsa.

Jotkut pankit tekevät automaattisia ehdotuksia laskuttajista laskun IBAN:n, viitetiedon sekä laskuttajan nimen perusteella. Koska Amili Kassavirta -palvelussa laskuilla käytetty IBAN, viitenumero ja laskuttajan nimi kuuluvat Visma Amilille, saattaa kuluttaja päätyä vahingossa tekemään sopimuksen Visma Amilin kanssa varsinaisen lähettäjän sijaan.

Viitenumerot ovat myös ongelmallisia, koska ERP:ltä lähetetty viitenumero ei ole sama kuin se, jonka vastaanottaja saa laskullaan. Jos viitenumeroa käytetään uusien kuluttajasopimusten linkittämiseen asiakasrekisterissä, sinun on tarkistettava Visma Amilin käyttämä viitenumero toimeksiannon tiedoista ja lisättävä se asiakasrekisteriisi kuluttajan tunnistamiseksi.

Suosittelemme käyttämään SellerInvoiceIdentifierType-tunnistetietona tyyppiä 08 (muu numeerinen tunniste), 09 (muu aakkosnumeerinen tunniste) tai 99 (muu tunniste). Näihin tyyppeihin pankit eivät kohdista automaattisia laskuttajaehdotuksia. Helpoin ratkaisu on siirtyä käyttämään esimerkiksi asiakasnumeroa tunniste- ja kohdistustietona.

Kuinka tehdä tarvittavat muutokset

Yrityksen tulee lähettää CHANGE-tyyppiset SI-sanomat kaikkiin pankkeihin, joissa yrityksellä on voimassaolevat laskuttajailmoitukset. Uusi tilinumero kannattaa lisätä sopimuksille eikä korvata olemassa olevia. CHANGE-tyyppiset SI-sanomat voi luoda suoraan ERP-järjestelmästä tai FKL:n tarjoamalla työkalulla. Muutossanomien lähetyksen voi hoitaa joko omasta ERP-järjestelmästä tai suoraan Maventan käyttöliittymästä (Kuluttajalaskutus -> Lähetys).

Kuinka toimia uusien kuluttajalaskusopimusten kanssa (RI-sanomat)

Amili Kassavirta -palvelussa laskut lähtevät vastaanottajille muutettujen tilitietojen, viitenumeron ja laskuttajan nimen kanssa. Yrityksen laskulle laittama viitenumero ei siis mene sellaisenaan vastaanottajalle. Jos ERP-järjestelmässä käytetään viitenumeroa uusien kuluttaja-asiakkaiden kohdistamisessa, voi olla tarpeen yhdistää alkuperäisen laskun viitenumero vastaanottajalle lähetettyyn viitenumeroon. Vastaanottajalle lähetetty viitenumero löytyy toimeksiannon tiedoista. Toinen vaihtoehto on muuttaa SI-sanomien tunniste (SellerInvoiceIdentifier) johonkin muuhun kuin viitenumeroon.

Asiakasryhmittely (asiakaskohtainen perinnän rajaaminen)

Mikäli haluat rajata tiettyjen asiakkaidesi perinnän etenemistä, voit lisätä asiakkaan VIP- tai PREMIUM-asiakasryhmään. Ryhmittely toimii y-tunnuksen perusteella — huolehdi, että asiakkaan tiedoissa on oikea y-tunnus. Mikäli olet lisännyt asiakkaan asiakasryhmään mutta haluatkin jatkaa normaalia perintää, poista y-tunnus asiakasryhmästä. Jo päättyneiden toimeksiantojen perintä ei etene, vaikka asiakasryhmittelyä muutetaan.

Oletuksena maksuvalvonta etenee alla olevan kuvan mukaisesti. Tämä on tehokkain vaihtoehto kassavirran kannalta eikä vaadi sinulta toimenpiteitä:

PREMIUM-asiakkaat

Erääntyneestä laskusta lähetetään maksumuistutus ja maksuvaatimus, jonka jälkeen perintä päättyy 30 päivän kuluttua maksuvaatimuksen eräpäivästä. Tämän jälkeen vastuu saatavan valvonnasta siirtyy sinulle. Mikäli asiakas ei ole suorittanut avointa saatavaa kokonaisuudessaan, sinulta veloitetaan 30 € + alv toimeksiannon päättämisen yhteydessä.

VIP-asiakkaat

Erääntyneestä laskusta lähetetään ainoastaan kuluton maksumuistutus, jonka jälkeen perintä päättyy 30 päivän kuluttua maksumuistutuksen eräpäivästä. Tämän jälkeen vastuu saatavan valvonnasta siirtyy sinulle. Sinulta veloitetaan 5 € + alv per lähetetty maksumuistutus.

Ei maksuvalvontaa

Mikäli et halua siirtää asiakkaan laskuja lainkaan Amili Kassavirta -palvelun maksuvalvontaan, lisää asiakkaan y-tunnus tähän ryhmään. Näiden laskujen tiedot eivät siirry Visma Amilille. Laskuille tulostuu oma tilinumerosi ja vastaat itse suoritusten käsittelystä, saatavien valvonnasta ja mahdollisista perintätoimista. Lisäkustannuksia ei synny.

Asiakasryhmittelyt käyttöliittymässä

Käyttöliittymän kautta asiakkaita voi asettaa PREMIUM-, VIP- tai Ei maksuvalvontaa -ryhmiin lisäämällä asiakkaan y-tunnus haluttuun ryhmään. Sama y-tunnus ei voi olla useassa ryhmässä samanaikaisesti — jos esimerkiksi lisäät PREMIUM-ryhmässä olevan y-tunnuksen VIP-ryhmään, se siirretään automaattisesti.

Kun lähetät laskun PREMIUM- tai VIP-ryhmään kuuluvalle asiakkaalle, asiakasryhmittelyn tieto näkyy toimeksiantojen listauksessa. Tieto päivittyy viiveellä ja näkyy käyttöliittymässä noin 1–2 tunnin sisällä toimeksiannon luonnista.

Laskujen lähetyksen vaiheet Amili Kassavirta -palvelussa

1. Laskujen lähetys ERP:stä

Laskujen lähetys tapahtuu normaaliin tapaan ERP:stä. Sinun ei tarvitse tehdä muutoksia laskuaineiston sisältöön — varmista vain, että aineisto on validia ja sisältää alla olevat pakolliset tiedot.

Huom! Laskun alkuperäistä kuvaa ei toimiteta vastaanottajalle, vaan se poistetaan lähetyksestä, koska aineiston muutosten takia alkuperäisessä kuvassa ei ole enää oikeita maksutietoja. Maventa luo muokatusta aineistosta uuden kuvan. Jos haluat kuvalle yrityksesi logon, lisää logotiedosto tilin asetuksiin (Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskujen lähettäminen -> Laskun kuvan asetukset). Laskun mahdollisia erillisiä liitteitä ei poisteta, vaan ne toimitetaan vastaanottajalle normaalisti.

Pakolliset tiedot laskulla

• Vastaanottajan täydellinen postiosoite
• Eräpäivä, joka ei ole menneisyydessä ja johon on vähintään 3 pankkipäivää
• Laskun loppusumma vastaa rivien yhteenlaskettua summaa
• Laskulla on viitenumero
• Vastaanottajan kielikoodi (Finvoice InvoiceRecipientLanguageCode), jos maksumuistutukset halutaan muulla kielellä kuin suomeksi. Tuettuna ovat ruotsi ja englanti.
• Yksilöllinen laskunumero. Saman numeron käyttöä uudestaan tulisi välttää. Poikkeukset:

1. Jos uudella laskulla on eri laskupäivämäärä kuin olemassa olevassa toimeksiannossa, luodaan uusi toimeksianto samalla laskunumerolla.
2. Jos uudella laskulla on sama laskupäivämäärä kuin suljetulla toimeksiannolla ilman maksuja tai hyvityslaskuja, luodaan uusi toimeksianto.
3. Jos uudella laskulla on sama laskupäivämäärä kuin avoimella toimeksiannolla ilman maksuja tai hyvityslaskuja ja alkuperäinen lasku on virhetilassa, vanha toimeksianto suljetaan ja uusi luodaan.

Mitkä laskut eivät kulje Amili Kassavirta -palvelun kautta

• Vain EUR-valuuttaiset laskut hyväksytään. Muun valuutan laskut ohjataan suoraan vastaanottajille ja niiden saatavia tulee seurata itse.
• Palvelu ei tue seuraavia laskuformaatteja: OIOXML, WoodX, BGC, Axflow, Facturae, PX, UBL.
• Kuluttajien e-laskujen (B2C) välityksessä on aktivoinnin alussa 7 päivän siirtymäaika. Katso lisätiedot kohdasta Kuluttajien laskutus (B2C).

2. Maventa välittää laskun sisällön Visma Amilille muokattavaksi

Maventa välittää laskuaineiston Visma Amilille, joka muokkaa laskulta seuraavat tiedot:

Mitä tietoja laskulta muokataan

• IBAN — Visma Amili korvaa lähettäjän tilitiedot omillaan, jotta vastaanottaja maksaa laskun Visma Amilin tilille. Visma Amili tilittää saatavat lähettäjälle aktivoinnissa annetun tilinumeron ja alkuperäisen viitenumeron avulla.

• Viitenumero — Visma Amili korvaa lähettäjän viitenumeron omallaan. Saatavat tilitetään silti laskun alkuperäisellä viitteellä. Käytetyn viitenumeron näet toimeksiantojen listauksesta.

• Siirtolauseke — Visma Amili lisää laskuille siirtolausekkeen, esimerkiksi:

Olemme siirtäneet laskujen lähettämisen sekä saataviemme eräpäivän jälkeisen seurannan ja sitä koskevat toimenpiteet Visma Amili Oy:n laskutuspalveluun. Palvelua tai tilausta koskevissa asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä suoraan: Lähettävä yritys Oy puh: xxx xxx xxx, e-mail: lähettäjä@yritys.com. Maksamiseen liittyvissä asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä Visma Amili Oy:n verkkopalveluun tai asiakaspalvelun numeroon 024 808 8020.

• FreeText — Visma Amili lisää laskuille myös tekstin, jossa on linkki ja kirjautumistunnukset Visma Amilin verkkopalveluun:

VERKKOPALVELU: https://www.laskuhelposti.fi/ KIRJAUTUMISTUNNUS: P3963915-xx-xxxx-xxxx

• Maventa luo laskusta uuden kuvan, joka sisältää kaikki muokatut tiedot.

3. Muokattu lasku lähetetään vastaanottajalle

Muokattu lasku lähetetään asiakkaalle normaalin Maventan lähetysprosessin kautta. Maventa luo laskusta uuden PDF-kuvan. Huom! Lähettäjänä olet edelleen vastuussa laskun perille menosta ja mahdollisten virhetilanteiden selvityksestä.

Kaikista lähetetyistä laskuista luodaan toimeksianto, joka toimii viestintäkanavana yrityksesi ja Visma Amilin välillä. Toimeksiannon tapahtumien kautta voit seurata laskun etenemistä ja ilmoittaa muutoksista.

4. Kun asiakas maksaa laskun

Kun asiakas maksaa laskun Visma Amilille, Visma Amili tilittää saatavan lähettäjälle aktivoinnissa annetun tilinumeron ja alkuperäisen viitenumeron avulla. Toimeksiannolle merkitään tieto maksusta ja se suljetaan. Suljetut toimeksiannot siirtyvät suljettujen toimeksiantojen listaukseen.

5. Jos asiakas ei maksa laskua ajallaan

Jos asiakas ei maksa laskua ajallaan, Visma Amili käynnistää huomautus- ja perintäprosessin. Prosessin etenemistä voit seurata toimeksiannon tiedoista.

Amili Perintä

Amili Perintä on muistutus- ja perintäpalvelu, jonka avulla voit siirtää yksittäisiä erääntyneitä laskuja muistutus- ja perintäprosessiin tai suoraan perintäprosessiin. Palvelun kautta voit myös seurata muistutus- ja perintätoimien etenemistä rajapinnan tai Maventan käyttöliittymän kautta.

Amili Perintä -palvelun aktivointi

Kun palvelu on aktivoitu, yksittäisiä erääntyneitä laskuja voi siirtää muistutus- ja perintäprosessiin tai suoraan perintäprosessiin Visma Amilille.

Voit aktivoida Amili Perintä -palvelun Maventa-tilin asetusten kautta kohdasta: Perintäpalvelut -> Yleiset asetukset

1. Valitse palvelun tyypiksi Amili Perintä.
2. Täytä perustiedot lomakkeelle ja paina “Jatka”. Tämä aloittaa aktivointiprosessin.
3. Viimeistele käyttöönotto Netvisor KYC -palvelussa klikkaamalla linkkiä. Tämä viimeistelee aktivointiprosessin.
4. Palvelu on käytössäsi 1–2 arkipäivän sisällä ilman lisämaksuja.

Aktivointi viimeistellään Netvisor KYC -palvelussa täyttämällä tietopyyntölomake. Samalla hyväksytään palvelun sopimusehdot. Lomakkeen täyttämiseksi tarvitaan henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenne.

Rahanpesulain mukaan Visma Amili Oy:n on varmistettava, että he tuntevat asiakkaansa ja heidän toimintansa. Tietopyyntöön vastaavalla henkilöllä tulee olla oikeus toimia organisaation puolesta asemansa tai valtakirjan perusteella. Edustusoikeuden perustuessa valtakirjaan, valtakirja tulee liittää lomakkeeseen.

Jos käyttöönottoa ei viimeistellä viikon kuluessa, lähetetään muistutus yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

Mitä tietoja aktivoinnissa pyydetään

Tällä hetkellä alla olevia tietoja ei voi muokata käyttöliittymän kautta. Jos tietoja on tarvetta päivittää, ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Pankkitilin tiedot:

Yrityksesi pankkitilin tiedot, jolle Visma Amili maksaa tilitykset. Maksuissa käytetään aina alkuperäisen laskun viitenumeroa, joten saatavien kohdistaminen hoituu ERP:ssä tavalliseen tapaan. Maksajana näkyy VISMA AMILI.

Yhteystiedot:

Henkilö, johon voidaan tarvittaessa olla yhteydessä palveluun liittyvissä asioissa.

Asiakaspalvelun tiedot:

Tiedot, jotka Visma Amili voi tarvittaessa antaa asiakkaalle.

Laskutustiedot:

Laskutustiedot mahdollisia palvelumaksuja varten, esimerkiksi myöhempien perintävaiheiden oikeuskuluihin liittyvät maksut. Velalliselta kertyneen palkkion, korvauksen tai kulun arvonlisävero laskutetaan toimeksiantajalta, mikäli toimeksiantajalla on oikeus vähentää perintäpalkkion arvonlisävero. Tämä arvonlisävero on kokonaan vähennyskelpoinen erä.

Laskujen siirto muistutus- ja perintäprosessiin

Amili Perintä -palvelussa yksittäisiä erääntyneitä laskuja voi siirtää joko muistutus- ja perintäprosessiin tai suoraan perintäprosessiin. Siirto tapahtuu käyttöliittymästä lähetetyn laskun tiedoista. Kun laskun eräpäivä on mennyt, laskun tietoihin ilmestyy nappi “Siirrä lasku muistutus- tai perintäprosessiin”.

Muistutus ja perintä — Visma Amili lähettää ensin maksumuistutuksen ja jatkaa perintäprosessia, mikäli suoritusta ei tule.

Perintä — Lasku siirretään suoraan perintäprosessiin. Tällöin olet itse hoitanut jo maksumuistuttamisen.

Huom! Siirto Amili Perintä -palveluun ei välttämättä tapahdu välittömästi. Siirron tilaa voit seurata laskun tiedoista:

• Siirto odottaa — Lasku odottaa siirtoa.
• Siirretty onnistuneesti — Lasku on siirretty Amili Perintä -palveluun ja laskusta on luotu toimeksianto, jota voit seurata Perintäpalvelut-sivulta.
• Virhe — Laskun siirto ei onnistunut. Yleisin syy on puuttuvat vastaanottajan osoitetiedot.

Pakolliset tiedot laskulla

• Vastaanottajan täydellinen postiosoite
• Eräpäivän on oltava menneisyydessä
• Valuuttana EUR
• Laskun loppusumma vastaa rivien yhteenlaskettua summaa
• Laskulla on viitenumero
• Vastaanottajan kielikoodi (Finvoice InvoiceRecipientLanguageCode), jos maksumuistutukset halutaan muulla kielellä kuin suomeksi. Tuettuna ovat ruotsi ja englanti.
• Yksilöllinen laskunumero. Saman numeron käyttöä tulisi välttää. Poikkeukset ovat samat kuin Amili Kassavirta -palvelussa.

Amili Perintä -palvelun muistutuksen ja perinnän vaiheet

Asiakasryhmittely Amili Perintä -palvelussa

Asiakasryhmittelyt toimivat myös Amili Perintä -palvelun osalta, mutta niiden käyttö ei yleensä ole tarkoituksenmukaista.

Toimeksiannot

Amili Kassavirta -palvelussa toimeksianto luodaan jokaisesta palvelun kautta lähetetystä laskusta. Amili Perintä -palvelussa toimeksianto luodaan jokaisesta palveluun erikseen siirretystä laskusta.

Toimeksianto on viestintäkanava yrityksesi ja Visma Amilin välillä. Visma Amili ilmoittaa toimeksiannon kautta laskulle tapahtuneista muutoksista, esimerkiksi maksuista ja maksumuistutuksista. Voit myös itse lisätä toimeksiannolle tapahtumia, kuten eräpäivän siirtopyyntöjä tai kysymyksiä Visma Amilille.

Toimeksiannot löytyvät käyttöliittymästä ylävalikon “Perintäpalvelut”-sivulta. Oletusnäkymänä on saatavien yleiskatsaus linkkeineen toimeksiantojen listaukseen, kuvaus palvelusta sekä tärkeimmät asetukset.

Sivun vasemmasta reunasta löytyy palvelun valikko:

• Toimeksiannot: Listaus kaikista avoimista toimeksiannoista
• Viestit: Listaus toimeksiannoista, joissa on viesti tai kommentti. Suosittelemme seuraamaan tätä, jotta tärkeät viestit eivät jää huomaamatta.
• Suljetut toimeksiannot: Listaus suljetuista toimeksiannoista (maksetut, manuaalisesti suljetut)
• Asetukset, yleiset asetukset: Palvelun aktivointitiedot, mm. siirtolausekkeen tiedot
• Asetukset, Asiakasryhmittely: Asiakasryhmittelyjen hallinta (hyödyllinen erityisesti Amili Kassavirta -palvelun kanssa, mutta toimii myös Amili Perintä -palvelun osalta)

Yksittäisen toimeksiannon tiedot:

Hyvityslasku toimeksiantona:

Toimeksiannon tapahtumat joita asiakas voi lisätä

Lisää kommentti tai kysymys

Lisää ohisuoritus

Jos asiakas on maksanut suoraan yrityksesi tilille, ilmoita siitä Visma Amilille ohisuoritustapahtumalla. Näin Visma Amili tietää lopettaa saatavien valvonnan ja mahdolliset perintätoimet. Ohisuoritus voi olla koko laskun loppusumma tai osa siitä.

Yhdistä hyvityslasku

Pyydä eräpäivän siirtoa

Jos haluat siirtää toimeksiannon eräpäivää, voit tehdä sen kohdasta “Pyydä eräpäivän siirtoa”. Visma Amili joko hyväksyy tai hylkää pyynnön. Jos eräpäivä on jo mennyt ja perintätoimet on aloitettu, pyyntö hylätään ja toimeksiantoon lisätään kommentti hylkäyssyyn kera.

Pyydä väliaikaista perintäkieltoa

Jos on tarpeen väliaikaisesti jäädyttää toimeksiannon perintä, esimerkiksi selvitystyön ajaksi, voit pyytää perintäkieltoa tiettyyn päivämäärään asti. Perintä jatkuu automaattisesti päättymispäivän jälkeen. Voit muuttaa päättymispäivää tai päättää perintäkiellon asettamalla kuluvan päivän päättymispäiväksi.

Huomaa, että perintäkiellon aikana Visma Amili ei seuraa toimeksiantoa eikä tee perintätoimenpiteitä — yritys vastaa itse toimeksiannon seurannasta. Perintäkieltoa ei voi asettaa, jos oikeudellinen perintä on jo aloitettu tai ulosotto on todennut asiakkaan varattomaksi.

Peruuta toimeksianto

Voit perua toimeksiannon pysyvästi. Peruutusta ei voi kumota jälkikäteen. Visma Amili ei valvo saatavaa tai tee perintätoimia peruutuksen jälkeen. Tätä tapahtumaa ei tule käyttää luottotappion kirjaamiseen. Mikäli muistutus- tai perintätoimet on jo aloitettu, Visma Amili veloittaa peruutusmaksun.

Kirjaa toimeksianto luottotappioksi

Voit kirjata toimeksiannon luottotappioksi kirjanpitoa varten. Visma Amili jatkaa velan perimistä. Luottotappioksi kirjaamista ei voi kumota jälkikäteen. Yleensä Visma Amili itse ehdottaa luottotappion kirjaamista kun siihen on tarve.

Toimeksiannon tapahtumat joita Visma Amili voi lisätä

• Kysymys tai kommentti
• Suoritus tai osasuoritus on kirjattu
• Toimeksianto on suljettu
• Toimeksianto on suljettu osittain pääoman osalta (Visma Amili jatkaa kulujen perimistä)
• Eräpäivän siirtopyyntö on hyväksytty
• Perintäkielto on asetettu toimeksiannolle
• Perintäkielto on päättynyt ja perintä jatkuu
• Ilmoitus viivästyskorosta ja sen määrästä
• Ilmoitus käteisalennuksen käytöstä ja sen määrästä
• Ilmoitus kun ensimmäinen maksumuistutus on lähetetty
• Ilmoitus kun toinen maksumuistutus on lähetetty
• Ilmoitus kun ensimmäinen maksuvaatimus on lähetetty
• Ilmoitus kun toinen maksuvaatimus on lähetetty
• Laskusta on lähetetty tratta
• Haastehakemus on laadittu ja toimeksianto on siirretty oikeudelliseen perintään
• Täytäntöönpanohakemus on laadittu ja toimeksianto on siirretty ulosottoon
• Suositus kirjata lasku luottotappioksi
• Ulosotto on todennut asiakkaan varattomaksi
• Laskusta on sovittu maksusuunnitelma
• Ilmoitus asiakasryhmittelyn päivityksestä

Palvelun asetusten muokkaaminen

Palvelun asetuksia ei tällä hetkellä voi muokata käyttöliittymän kautta. Jos aktivoinnin yhteydessä määriteltyjä tietoja halutaan muuttaa, ota yhteyttä asiakaspalveluun osoitteessa support@maventa.com. Palvelun tyypin (Amili Kassavirta tai Amili Perintä) voi vaihtaa asetusten kautta.

Raportointityökalu

Raportointityökalun avulla saat paremman näkyvyyden myyntisaatavista ja luottotappiosuosituksista. Raportointityökalu löytyy käyttöliittymästä kohdasta Perintäpalvelut -> Raportit.

Saatavilla olevat raportit

Voit ladata raportteja valitulta ajanjaksolta (enintään 365 päivää). Saatavilla on kaksi raporttityyppiä:

• Tilitysraportti: Yhteenveto kaikista valitun ajanjakson aikana tehdyistä tilityksistä.
• Luottotappiosuositusraportti: Lista annetuista luottotappiosuosituksista valitulta ajanjaksolta.

Molemmat raportit ovat saatavilla PDF- ja Excel-muodossa.

Palvelun sulkeminen

Palvelun voi sulkea asetussivulta “Poista käytöstä” -painikkeella. Sulkemisen jälkeen uusia laskuja ei enää välitetä palvelun kautta. Visma Amili jatkaa avoimien toimeksiantojen hoitoa.

Muuta

Connectorin käyttäjille

Connectorin asetuksista on suositeltavaa ottaa lähetettyjen laskujen varmuuskopiointi pois käytöstä. Toiminnallisuus saattaa kopioida laskun tiedot ennen kuin Visma Amili ehtii muokata niitä, jolloin varmuuskopio ja vastaanottajalle lähetetty lasku voivat olla sisällöltään erilaisia.

Hyödyllisiä linkkejä

Palvelukuvaus ja hinnasto (Visma Amili)

Visma Amili Oy:n yhteystiedot

Usein kysytyt kysymykset

Olen aktivoinut Amili Kassavirta -palvelun. Miten saan laskun siirrettyä palveluun?

Kun palvelu on aktivoitu, kaikki yrityksen tililtä lähetetyt laskut välitetään automaattisesti Amili Kassavirta -palveluun. Ainoat poikkeukset ovat laskut, joissa valuuttana on joku muu kuin euro. Sinun ei tarvitse muuta kuin lähettää laskut tavalliseen tapaan taloushallinto-ohjelmistostasi. Ennen aktivointia lähetettyjä laskuja ei voi siirtää palvelun piiriin.

Täytyykö minun muuttaa laskulle jotain tietoja, jotta asiakas maksaa suoritukset oikein?

Ei tarvitse. Maventa välittää laskuaineiston Amili Kassavirta -palveluun, joka huolehtii siitä, että laskulle tulee oikea tilinumero, viitenumero ja siirtolauseke.

Mitä palvelun käyttö maksaa?

Molemmat Amili-palvelut kuuluvat Maventa-palveluun ilman lisäkustannuksia. Erillisiä avaus-, kuukausi- tai vuosimaksuja ei ole. Maksat vain lähetetyistä laskuista. Palvelu on maksuton vapaaehtoisen perinnän loppuun asti. Myöhemmistä perintätoimista saattaa aiheutua kuluja, mutta Visma Amili ottaa aina ensin yhteyttä — yllätyskuluja ei siis tule. Velalliselta kertyneen palkkion arvonlisävero laskutetaan toimeksiantajalta, mikäli toimeksiantajalla on oikeus vähentää sen. Tämä arvonlisävero on kokonaan vähennyskelpoinen erä.

Myöhästymiskorot laskulla

Jos olet itse määritellyt myöhästymiskoron laskulle (laskun XML-tiedostossa), Visma Amili lisää sen asiakkaalle lähetettäviin maksumuistutuksiin. Korot tilitetään erillisenä koontitilityksenä kerran päivässä. Tiliotteella viesti näkyy muodossa “Korkotilitys PVM”. Toimeksiannolle tulee merkintä maksetusta korosta.

Tuleeko minun seurata lähetettyjen laskujen tiloja ja käsitellä virheet?

Kyllä. Laskujen perille menosta ja virhetilanteiden selvityksestä lähettäjä on itse vastuussa. Jos lasku menee virheeseen, se tulee joko uudelleenreitittää toiseen osoitteeseen tai hyvittää ja lähettää uusi lasku.

Mitä mahdollisia virheviestejä palvelusta voi tulla?

• SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: Invoice already exists (code #6 ...)) — Lasku samalla numerolla on jo palvelussa eikä uutta toimeksiantoa voida luoda.

• SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: The due date for the invoice is within three (3) days or has already passed (code #13)) — Laskun eräpäivään on liian vähän aikaa tai se on jo mennyt. Korjaa eräpäivä ja lähetä lasku uudelleen.

• SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: Postal code for CITY_NAME xxxxxx not found (code #5)) — Vastaanottajan osoitetiedoissa on virhe tai ne ovat puutteelliset. Korjaa osoitetiedot ja lähetä lasku uudelleen.

Jos laskuni menee virheeseen puuttuvan osoitteen takia, miten toimin?

Suosittelemme laskun uudelleenreititystä käyttöliittymästä tai ERP-ohjelmistosta. Uudelleenreitityksellä voit määritellä uuden reitin (e-lasku, sähköposti, tulostus) tai uudet osoitetiedot. Uudelleenreititys ei luo uutta toimeksiantoa.

Jos joudut lähettämään kokonaan uuden laskun, luo ERP-järjestelmässä hyvityslasku alkuperäiselle laskulle ja yhdistä se toimeksiannolle, jotta Visma Amili osaa sulkea toimeksiannon. Hyvityslaskua ei tarvitse varsinaisesti lähettää — riittää, että yhdistyksen tekee toimeksiannon tiedoista.

Jos virheessä olevalle laskulle ei tehdä toimenpiteitä, Visma Amili sulkee toimeksiannon eräpäivän jälkeisenä päivänä ja lisää toimeksiannolle viestin asiasta.

Uudella laskulla on käytettävä uutta laskunumeroa.

Voiko ylisuorituksen kohdistaa muille saman asiakkaan laskuille?

Ei. Ylisuorituksia ei kohdisteta muille auki oleville toimeksiannoille eikä säilytetä tulevaa varten. Ylisuoritus palautetaan asiakkaalle.